Privacyverklaring

Privacyverklaring OVO Fryslân-Noord

OVO Fryslân-Noord (OSG Piter Jelles, RSG Simon Vestdijk en De Jutter) respecteert jouw privacy en gaat volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring informeert OVO Fryslân-Noord je over de wijze waarop er met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan en wat je rechten zijn.

OVO Fryslân-Noord is verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens en bijzondere gegevens van de leerlingen en medewerkers die aan OVO Fryslân-Noord verbonden zijn, in de zin van de AVG.

De functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van OVO Fryslân-Noord is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens door OVO Fryslân-Noord en de naleving van de privacywetgeving.

Contactgegevens

Stichting Openbaar Voortgezet Onderwijs Fryslân-Noord (OVO Fryslân-Noord)

Postadres:                              Bezoekadres:
Postbus 9002                           Elzenstraat 5
8903 LA Leeuwarden                8924 JN Leeuwarden

info@ovofn.nl
058-8801100

Functionaris Gegevensbescherming
privacy@ovofn.nl

Soorten persoonsgegevens

Om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen voor het aanbieden van onderwijs, moet OVO Fryslân-Noord diverse persoonsgegevens van leerlingen en hun wettelijk vertegenwoordigers verwerken.

OVO Fryslân-Noord verwerkt uitsluitend persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

Toestemming van de betrokkene, voor een of meer specifieke doeleinden;
Noodzakelijk voor uitvoering van een overeenkomst;
Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
Noodzakelijk om vitale belangen te beschermen;
Noodzakelijk voor vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;
Noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen.

De volgende persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens kunnen door OVO Fryslân-Noord worden verwerkt:

NAW-gegevens, geboortedatum en -plaats, pasfoto, IBAN, leerlingnummer, BSN, kopie identiteitsbewijs, diploma’s of overgangsbewijzen,
Leerlingdossier vorige school en voortgangsgegevens,
Overige wettelijk verplichte persoonsgegevens,
Persoonlijke gegevens of bijzondere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede begeleiding van de leerlingen en medewerkers met betrekking tot gezondheid en welzijn,
Rapportages/verslaglegging die noodzakelijk is voor een goede begeleiding op het gebied van welzijn/gezondheid,
Verzekeringsgegevens van de leerlingen alleen in geval van verblijf van de leerling in het buitenland,
Overige wettelijke verplichte persoonsgegevens op basis van specifieke wetgeving (bijvoorbeeld Wet Voortgezet onderwijs, Belastingwet, Wet op de Identificatieplicht, Wet verbetering poortwachter enz.).

Doeleinden

Om ingeschreven te kunnen worden bij OVO Fryslân-Noord en om onderwijs te kunnen volgen is het noodzakelijk dat diverse persoonsgegevens verstrekt worden. Als deze gegevens niet verstrekt worden, is het mogelijk dat een leerling niet ingeschreven kan worden. Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

de organisatie of het geven van het onderwijs, de begeleiding van leerlingen, het voorzien in hun (extra) ondersteuningsbehoefte, dan wel het geven van studieadviezen;
het verstrekken en/of ter beschikking stellen van leermiddelen;
het bewaken van de veiligheid binnen de scholen en het beschermen van eigendommen van medewerkers, leerlingen en bezoekers;
het bekend maken van informatie over de organisatie en leermiddelen als bedoeld, onder a en b, alsmede van informatie over de leerlingen op de eigen website;
het bekend maken van de activiteiten van de organisatie, bijvoorbeeld op de website van OVO Fryslân-Noord of van de scholen, in brochures of de schoolgids of via social media;
het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
het aanvragen van bekostiging, het behandelen van geschillen daarover en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
het onderhouden van contacten met oud-leerlingen;
het aangaan en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsrelaties met opdrachtnemers en contracten met leveranciers;
de uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving;
juridische procedures waarbij OVO Fryslân-Noord betrokken is;
bij het uitvoeren en organiseren van activiteiten.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. Voor andere doeleinden wordt expliciet om je toestemming gevraagd. Deze toestemming kan altijd weer ingetrokken worden. Daarvoor kun je contact opnemen met OVO Fryslân-Noord via bovenstaande contactgegevens.

OVO Fryslân-Noord verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om de betreffende doelen te bereiken.

Rechten van betrokkenen

Als eigenaar van je persoonsgegevens (betrokkene) heb je volgens de privacywetgeving bepaalde rechten. Deze staan hieronder beschreven. Wil je gebruik maken van één van je rechten, dan kun je een verzoek hiervoor indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van OVO Fryslân-Noord, via het mailadres: privacy@ovofn.nl.

De rechten van betrokkenen zijn:

recht op inzage: je kunt een verzoek aan de FG richten om een opgave te krijgen van de persoonsgegevens die wij van je verwerken en beheren.
recht op correctie: het corrigeren van fouten in de verwerkte gegevens.
recht om ‘vergeten te worden’: je kun een verzoek doen om je gegevens te verwijderen uit de bestanden van OVO Fryslân-Noord. Hieraan zitten wel technologische en juridische beperkingen (bijvoorbeeld op basis van de Archiefwet).
recht op dataportabiliteit: je kunt een verzoek doen om je persoonsgegevens over te dragen aan een door jou aangegeven instantie.

Als er gegevens worden verwerkt op basis van noodzakelijk voor vervulling van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang, heeft de betrokkene het recht hiertegen bezwaar te maken.

Verstrekking aan derden

Voor de verwerking van persoonsgegevens kan OVO Fryslân-Noord gebruik maken van dienstverleners, die als verwerker uitsluitend in opdracht en ten behoeve van OVO Fryslân-Noord optreden. Verwerkers werken op grond van een daartoe afgesloten verwerkersovereenkomst. Daarbuiten worden de persoonsgegevens niet aan derden verstrekt, tenzij OVO Fryslân-Noord daartoe verplicht is op grond van specifieke wetgeving. Ontvangers van gegevens kunnen onder andere zijn de leerplichtambtenaar, DUO en de onderwijsinspectie.

OVO Fryslân-Noord draagt – samen met eventuele verwerkers – zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van persoonsgegevens. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie of taak toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en op grond van een wettelijke grondslag.

OVO Fryslân-Noord draagt er zorg voor dat de persoonsgegevens alleen binnen de Europese Ruimte worden verwerkt of beheerd en niet daarbuiten.

Procedure melden datalekken

Een ieder die betrokken is bij een verwerking van persoonsgegevens is verplicht om een datalek per ommegaande te melden. Dit kan via het info@ovofn.nl, conform het protocol beveiligingsincidenten en datalekken van OVO Fryslân-Noord. Een datalek is elke inbreuk waarbij persoonsgegevens zijn vernietigd of verloren, gewijzigd, verstrekt of toegankelijk zijn gemaakt.

Cameratoezicht

OVO Fryslân-Noord beschermt je veiligheid en eigendommen onder andere via cameratoezicht in de gebouwen. De beelden van deze camera’s worden automatisch vernietigd na vier weken, tenzij op de beelden een incident is vastgelegd. Dan worden de beelden bewaard tot het incident is afgehandeld.

Cookies

Via onze websites kunnen wij gebruik maken van cookies: eenvoudige kleine bestandjes die door de browser worden opgeslagen op je computer. Je kunt je browser zo instellen dat je tijdens jouw bezoek aan onze websites geen cookies ontvangt. In dat geval kan het echter gebeuren dat je geen gebruik kunt maken van alle mogelijkheden van onze websites. Op onze websites zijn er functionele cookies en die van Google Analytics van toepassing.

Google Analytics

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op.

De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Hyperlinks

Onze websites bevatten hyperlinks naar websites van derden. OVO Fryslân-Noord is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en is evenmin verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op deze websites.

Bewaartermijnen

OVO Fryslân-Noord bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, tenzij het langer bewaren van de persoonsgegevens op grond van wet- of regelgeving verplicht is. Hiervoor gelden de volgende termijnen:

De meeste gegevens uit het leerlingdossier worden tot twee jaar nadat de leerling is uitgeschreven bewaard.
Gegevens over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving moeten 5 jaar worden bewaard nadat de leerling is uitgeschreven.
Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet door de school tot 3 jaar na het vertrek van de leerling worden bewaard.
Conform het Examenbesluit moet het centraal examen, inclusief de cijferlijsten, minstens 6 maanden worden bewaard.

Bewustwording

OVO Fryslân-Noord werkt voortdurend aan het vergroten van de bewustwording van de medewerkers en leerlingen over het veilig werken met persoonsgegevens.

Wijzigingen

OVO Fryslân-Noord behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring. Wij adviseren je daarom regelmatig de Privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen.

Vragen, opmerkingen of klachten

OVO Fryslân-Noord stelt jouw vragen en opmerkingen met betrekking tot deze privacyverklaring op prijs. Als je van mening bent dat deze privacyverklaring niet wordt nageleefd of een klacht hebt over het gebruik van je persoonsgegevens door OVO Fryslân-Noord, kun je dit rechtstreeks laten weten aan de FG via het mailadres: privacy@ovofn.nl.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de site van de AP.

Privacyverklaring OVO Fryslân-Noord

Juli 2022